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L’un des grands défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de voyage et TMCs est celui de la communication effective avec leurs clients, spécialement quand on parle de sujets difficiles ou sensibles.

Dans son intervention à la conférence d’Afrique australe de GBTA à Prétoria, Wendie White de Lloyd Orr Communications a donné quelques conseils qui peuvent améliorer grandement les relations avec les fournisseurs, les clients, les collègues, et toute autre personne avec qui vous devez communiquer :

  • Sortez de votre tête : mettez de côté le bazar et le bruit qui s’agitent dans votre tête et concentrez vous sur la personne avec qui vous essayez de communiquer.
  • Faites attention aux autres et écoutez les : l’information la plus importante est habituellement transmise pendant les deux premières minutes de la conversation – si vous ne faites pas attention dès le début, vous risquez de manquer des détails essentiels.
  • Aidez les autres à y voir plus clair en posant des questions : la communication est un processus à deux sens et en posant des questions vous faciliterez le flux de la conversation. Par exemple, si un homme d’affaires dit qu’il n’aime pas du tout un hôtel spécifique, alors demandez lui pourquoi, et comment vous pouvez faire mieux à l’avenir.
  • Restez simple : en compliquant trop les choses, vous et la personne avec qui vous essayez de communiquer risquez de vous perdre. Soyez clair sur ce que vous dites et sachez toujours quel est votre objectif principal et le résultat recherché.
  • Soyez accessible pour les gens qui vous approchent : en prenant le temps de découvrir qui sont les gens et ce qui les pousse à agir, vous serez plus proches d’eux.
  • Évitez les suppositions : Quand vous avez tout le temps affaire aux mêmes personnes, il est facile de tomber dans le piège et de faire des suppositions. Il est important de se rappeler que transmettre simplement de l’information n’est pas communiquer – vous devez faire un suivi et s’ils le souhaitent, revoir l’information dans un face à face.
  • Faites attention aux émotions : le voyage d’affaires est une industrie formelle, mais la réalité c’est que vous travaillez avec des personnes qui ont des émotions et en tant que gestionnaire de voyage ou TMC, vous devez être conscient de cela. La façon dont les gens reçoivent l’information sera très différente selon leur humeur à un moment donné.
  • Connaissez votre public : prenez le temps de connaître vos clients et de savoir quels sont leurs besoins pour pouvoir donner des informations qui correspondent à leurs souhaits et à leurs besoins spécifiques.
  • Qualité de l’information : soyez sûr que l’information que vous donnez est exacte et pertinente pour ne pas perdre la confiance de votre client.
  • Utilisez tous les réseaux disponibles : Utilisez le moyen de communication que votre client préfère, que ce soit le téléphone, le face à face ou les courriels.
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